Numérisation et archivage des dossiers de la Fédération des Chasseurs de l’Ain, à Bourg-en-Bresse

Nous avons été contactés par la Direction Départementale du Territoire de l’AIN à Bourg-en-Bresse.

Les DDT de France ont obligation de « transférer sous forme numérisée aux fédérations de chasse tous les documents relatifs à la gestion des associations communales de chasse agréées ». Pour la DDT de l’Ain, à Bourg-en-Bresse, ce sont quelques 25 boîtes d’archives (une par société de chasse) contenant quelques 500 pages de documents A4 plus quelques plans A0 (80 x 120 cm).

Une visite sur place nous a permis de visualiser le travail à produire pour classer, trier, numériser et préparer une arborescence commune à chacun des dossiers des sociétés de l’Ain. Le devis a été rapidement envoyé et aussi rapidement accepté par la DDT de l’Ain.

Un voyage pour récupérer les boîtes d’archives et le travail est lancé. Une quinzaine de jours a été nécessaire à la numérisation de l’ensemble et au classement électronique des documents.

Un disque dur regroupant l’ensemble des dossiers a été remis à la fédération de chasse et un autre, double de sauvegarde, à la DDTE de l’Ain.

Retour des dossiers papier à la fédération pour archivage de sécurité au format papier. Je gage que la consultation des archivages numérisés sera plus facile et conviviale que la manipulation des pochettes et sous-pochettes d’origine.

A présent, la fédération des chasseurs de l’Ain dispose sur un disque dur externe d’un dossier d’archives par société de chasse de son ressort dans lequel les arrêtés, règlements, statuts, contentieux etc. sont accessibles en quelques clics par les responsables de Bourg-en-Bresse et du département de l’Ain.