Factur-X, le standard de demain ? (Temps 5'30'')

En propos liminaire, je rappelle qu’une facture n’est pas un courrier ordinaire. L’important pour le récepteur, ce sont les données que véhicule la facture et pas des images inertes dont il n’a que faire. Quand on reçoit une facture papier, au mieux, elle est « océrisée » pour en extraire les données imprimées et les transformer en data. C’est long, l’erreur est toujours possible et le logiciel utilisé peut trouver ses limites. Au pire, à partir du papier, un aide-comptable ouvre un logiciel de gestion comptable et tape sur un clavier les données qui figurent sur la facture. Là, le risque d’erreur devient majeur (un chiffre manqué peut être lourd de conséquence) et le temps passé à des tâches pouvant être automatisées devient très important.

Les origines de Factur-X :

La France, à travers le FNFE¹, et l’Allemagne, à travers le FeRD², ont travaillé ensemble pour mettre au point un format de facture électronique accepté par leurs administrations financières respectives. C’est ainsi que sont nés la Factur-X en France et le ZugFeRD, en Allemagne. Pour la suite de l’article, je me réfèrerai à Factur-X, en sachant que le ZugFeRD répond strictement aux mêmes règles.

Factur-X : un format de fichier hybride.
N’oublions pas que nous sommes issus de sociétés où le papier règne depuis Gutenberg. Sa disparition peut donc être traumatisante pour les utilisateurs. D’un autre côté, si le papier est Roi pour les humains, la data est Reine pour les systèmes informatiques. Factur-X réussit la prouesse de proposer les deux formats et s’adresse aussi bien à l’homme qu’à la machine. Elles composée de :

• Un fichier PDF/A, copie conforme d’une forme papier
• Un fichier XML imbriqué, structuré selon des normes et des règles internationales

Sur le fichier PDF, peu de chose à dire. C’est le fac-similé d’une facture papier à la différence qu’un certain nombre de données sont « capturables » pour celui qui sait le faire, si le dit fichier est correctement réalisé. Il est possible de l’imprimer, de l’archiver ou de le transférer facilement. Il est de plus en plus souvent signé électroniquement et donc identifiable.

Le fichier XML, quant à lui, répond à des règles de structure conformes à la norme EN 16931, elle-même en ligne avec les règles de UN/CEFACT (UN pour United Nation) qui norme la facturation électronique sur le plan international. Du fait de la normalisation des règles de communication et de structuration des messages, l’émetteur comme le récepteur peuvent aisément utiliser les outils qui sauront récupérer les informations et les traiter plus ou moins automatiquement.

Remarques :

Les formats Chorus, EDIFACT, GS1 XML (Carrefour, Auchan, Métro etc.) et autres formats privés (Ariba, Coupa, Sy-Cégédim etc.) ne présentent tous que des données XML structurées. On peut considérer qu’elles sont uniquement à destination de la machine et pas des humains.

Le format papier, lui, ne s’adresse qu’aux humains et pas aux machines, sauf à subir un traitement spécifique (scan et reconnaissance de caractères par exemple).

Soulignons le fait que Factur-X s’adresse essentiellement aux client B2B³ et B2G⁴. Pour les consommateurs particuliers (B2C⁵) un traitement dédié par l’Etat sera mis en place.

Factur-X : un format de plus dans le paysage électronique ?

Comme nous l’avons évoqué, le nombre des formats d’échange électronique est très important même s’ils sont généralement régis par des règles communes. Il est difficile d’imaginer que des standards définis, pour certains depuis des décennies, soient abandonnés au profit de Factur-X. Pour autant et malgré le nombre important des formats existants, ils ne représentent que 10 à 15% des échanges électroniques.

Cette situation laisse quelques 85 à 90% des échanges qui pourraient être traités au format Factur-X. Les poids de l’Allemagne et de la France conduiront vraisemblablement à son ado

Pour conclure, quels avantages la Factur-X peut-elle présenter ?

• Son format hybride (PDF/A et XML) autorise le récepteur à déterminer le mode de traitement de ses factures (image vs données). La présence d’un PDF/A, affichable à l’écran voire imprimable, rend Factur-X acceptable puisque la récepteur peut la visualiser tout comme un exemplaire papier. La présence d’un fichier de données XML permet, quant à lui, un traitement électronique
• Le respect de la normalisation UN/CEFACT la rend accessible à tous les destinataires, un langage universel en quelque sorte
• Le niveau de complexité des informations contenues dans le fichier XML (des informations simples contenues dans son entête et son pied de facture à une analyse complète des information du corps de facture), permet de répondre aux besoins les plus spécifiques des destinataires.

Quelques réflexions finales :

Nous pensons que les logiciels de facturation, les ERP etc. proposerons vraisemblablement des factures client en répondant aux normes de Factur-X. Comment se fera la diffusion de ces options dans les installations existantes ? Quelles seront les options possibles quant à l’analyse et la collecte des données, en fonction des exigences des clients ? Ce seront les bonnes questions à se poser.

De plus, que faire d’une Factur-X ? Le choix d’un opérateur compétent et capable de diffuser ces factures vers les bons destinataires, tout en assurant une traçabilité effective et un archivage sécurisé, sera un élément prépondérant de sélection.

Il est possible de transférer les Factur-X en pièce jointe par mail. L’absence de suivi et de traçabilité sera le point faible d’une telle pratique même si la facture contient les éléments nécessaires.

Enfin, les données obligatoires que nous prépare l’Etat pour 2023, rendront incontournable le passage par un opérateur agréé ou homologué par les pouvoirs publics. Il présentera la garantie d’un acheminement correct et assurera un archivage fiscal des documents traités.

Vous souhaitez parler de la Factur-X ?

À votre convenance, vous pouvez fixer un rendez-vous directement dans mon agenda pour en parler.

Notes :

1 FNFE : Forum National de la Facture Electronique

2 FeRD : Forum elektronische Rechnung Deutschland

3 B2B : pour Business to Business (entreprises)

4 B2G : Business to Government (Collectivités publiques avec Chorus)

5 B2C : Business to Consumers (particuliers)